邀請信函按一定格式書寫和打印。因公出國團邀請信函紙應為標有邀請單位名臣（地址、電話、傳真等）的公文紙。 邀請信函的內容應包括： 1） 被邀請人的姓名、性別、出生年月日、出生地址、護照號碼、身份、工作單位名稱、地址和電話或家庭地址、電話； 2） 邀請目的（比如：商貿考察、參加國際會議、經貿恰談、展覽等）； 3） 行程安排、訪問地點 4） 在國外的費用由誰負擔 5） 邀請信函簽發時間、地點； 6） 邀請人親筆簽名